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實戰|業務管理+數字工具,前線主管完整的業務管理列表!

時間:2020-04-27 19:22 來源: 重慶118百科知識網 網址: www.mflforhim.com 編輯:小多

作者:邢仁寶

實戰 | 業務管理+數字化工具,一線主管完整業務管理清單!

先通過一些案例了解現狀:

小張做銷售代表,由於在疫情期間積極主動的表現,銷售經理決定提拔他為區域銷售主管,管理6名銷售代表,負責所在片區終端的日常拜訪服務。

小張很激動,暗自下決定要再接再厲,帶領團隊再創佳績,然而沒有想到的是,管理團隊跟自己做完全是兩碼事。

幾個月下來,團隊業績不增反降,團隊內部也是矛盾重重,自己不僅身體累,心更累,銷售經理也多次找他談話,開始質疑他的能力。小張到底經曆了什麽。

1. 最頭疼的第一件事就是報表繁多。之前隻看自己的表,現在要看6個人的表,而且還時不時的增加很多突發報表,每天三分之一的時間就是做表、看表、催表、分析表。

最要命的是公司表格都是手工統計,在微信群裏手工粘貼,不是格式不對就是單位不對,業務員對填寫數據心裏很抵觸覺得占用他們談訂單時間,經常胡亂一填就扔給他。

2. 主管對市場費用的投入負責,每個月初,小張就收到一摞又一摞的核銷資料,需要他審核簽字。

剛上任主管,小張對費用管理異常謹慎,每次都是認真審核協議、查看照片、核對簽字。

但這麽多的門店,小張做不到全部實地檢查,看簽字總覺得店老板的筆跡特別相似,問下麵業務員,又都肯定的說是老板的簽字,但他的心裏總覺得特別沒底,感覺這種流程有點流於形式。

3. 每天小張還要選擇業務員進行路線拜訪輔導,發現很多店內溝通及動手問題,會中肯地告訴業務員。

但是強調過多次的內容,下麵業務就是不記,說已經調整過了,但小張覺得距離他提的要求還差的很遠,這樣的輔導方式讓他感覺心有餘力不足。

有些業代似乎總是毫無主動性、責任心可言,“打一鞭子走一步”,總在尋找領導檢核工作的漏洞去偷懶。主管瑣事纏身,業代卻逍遙自在,工作漏洞百出。

4. 每天早會、晚會、突發的各種會,也經常打亂工作計劃。

業務員也經常拿當拜訪指標沒完成的借口,尤其老員工,經常把這種消極的情緒表現出來,讓有點鬥誌的年輕員工也開始抱怨。

老員工也經常不願意幫助年輕員工,年輕員工得不到指導也開始模仿老員工,不求上進,年齡相仿的員工經常聚在一起刷抖音、打遊戲,基本不談工作的事情。

5. 雖然有員工培訓,提升業務員的銷售技能,但總是聽得很熱鬧、做的時候不知道,而且也沒有積極求知的態度,感覺無所謂,大家工資也差不了多少,幾堂課也不會有多大差距。

對於提職加薪,新人也不抱多大希望,老人扛著較大的銷量任務、占著核心的區域市場,心裏覺得這是自己應得的專屬福利。

小張也困惑不知如何下手改變這種狀態,但他知道,員工的發展通道如果不能公平公正,整個團隊的士氣都不會得到提振。

-01-

影響業務團隊管理的八個痛點(案例剖析)

銷售主管是營銷團隊裏麵一個重要的職位,承擔著落地營銷策略,直接管理一線銷售代表的重要職責,終端呈現、費用投放、競品狙擊、經銷商庫存釋放等等,都與銷售主管的管理能力有著更為直接的關係。

案例中小張遇到的問題,具有一定普遍性,筆者做一簡單梳理分析,希望能給銷售主管們一些啟發。

1. 銷售報表混亂繁多,相互交叉查詢不便

銷售管理離不開報表,個人及團隊績效都要通過一係列的過程指標及結果指標進行評估。所以對於報表,銷售主管們應該勇於麵對,不要逃避,這是基本的崗位技能,越往上發展,要求會更高。

其實快消行業的銷售報表無外乎就那麽幾大類,銷售目標達成報表、經銷商進銷存報表、終端鋪貨回轉報表、業務路線拜訪跟蹤報表等等,剩下就是突發的一些市場調研或者領導臨時的一些訴求。

銷售主管應該集中一段時間做一個整理,分類別、分維度,同時仔細將每張報表能反映出的問題寫出來,每個指標的合理範圍是什麽,超過範圍的可能原因有哪些,還有這些報表填報的時候業務人員哪些地方容易出錯,都記下來。

然後給業務人員集中培訓強調,讓他們不再機械的填報數據,也能清楚數字背後的含義,讓團隊的分析能力都能得到一次提升。

大家明白了每個表格的含義,提報的積極性也會提高,主管應對起來也能遊刃有餘,快速分析結果,快速跟蹤決策。

2. 費用核銷檢核繁瑣,簽章審核漏洞百出

費用檢核兌付要保證網點的真實存在、執行照片的真實可靠,同時還要得到終端老板對陳列檢查結果、兌付的產品及數量的真實確認。

這一係列環節如果主管一一確認完,估計這一周就什麽都不用幹了。費用核銷很重要,但如何實現費用管理的科學高效是需要有一套高效的流程,借助數字化工具的使用是最好的辦法,將在本文第三部分闡述。

對於這個問題,首先需要建立嚴謹的業務人員財務紀律規範,對於查出問題的業務人員一律嚴懲、不得姑息。

銷售主管要在日常的走訪路線中對於費用投入網點就進行日常關注,做好實時記錄,要保證費用網點的日常走訪檢核比例不得低於30%(根據負責區域大小進行調整)。

對於費用,大店要務必做到心中有數,同時最好還能向上跟銷售經理溝通,建立聯動財務等職能部門建立電話抽查機製,設立每個業務人員的誠信體係,對於出現問題的業務人員也能夠引起重點關注。

3. 過程管理監督死板,改進提升缺乏評估

銷售主管最核心的一塊工作就是做好業務員執行過程的監督改進及提升。這裏麵涉及過程指標的跟進達成、終端機會點的洞察捕捉、競品的有效應對、銷售話術溝通技巧等內容。

管理方式除了業務員反饋報表數據的形式,還需要主管們每天下到市場,走訪檢查、跟著業務員實地觀察指導。

但實際情況就像案例中的小張,反複強調的內容總是不能被業務員所重視,原因除了在績效考核上的內容比重外,還有是傳統的方式不能讓業務員感受到改變的過程以及改變帶來的業績提升,他們總是認為主管隻是理論性的說教。

所以主管們需要用數據或者行為的過程記錄,來結合業績的改變讓業務人員真正意識到過程管理及技能提升的重要,這是最有效的方法,尤其對於現在90後、00後的員工,他們討厭傳統式的說教。

4. 作開展會議繁瑣,低效奔波怨聲一片

業務應該以銷售工作為主,但現實中很多公司隔三差五的會議讓業務員員很反感,尤其晨會一開就超時,業務員經常出辦公室門就9點半10點,會議效果也不好。

主管一強調事情就喋喋不休、一大堆要求,沒有重點,業務人員聽得一頭霧水,感覺啥也得幹,量也得抓緊完、客戶也得跑的勤、進店也得多動手。這樣的碰頭會議的效果可想而知。

流程是提升效率的重要方法,常規會議幾點開、幾點結束、包含哪些板塊內容(數據分析、問題溝通、工作布置等),各版塊的時間是多久、每天的工作重點不超3點,會議前相關人員需要準備什麽資料;

根據會議的類型是不是可以有不同的方式進行,語音會議、視頻會議,不需要全員都回到辦公室的會議就不要過多占用業務人員的路線時間,這是銷售管理最基本的原則。

5. 價值差異各思所求,老人賣老,新人不服

對人的管理也是銷售主管的必修課,論年齡比主管還大,論資曆比主管還老,你怎麽管?新來的又不可能天天盯著,萬一被主管帶偏了怎麽辦,他們遇到問題,老人愛答不理怎麽處理?

對於這類問題,作為新上任主管就需要調整好心態,同時多讀一些選人、用人、管人的曆史案例或者管理類書籍,多了解各個年齡段的人的生活狀態及關注點,盡可能地深入了解他們內心訴求。

在管理中,要在最合適的時機、用最合適的方法、真正觸達他們的內心。

當然,也有一些經驗分享給大家。比如會議等公眾場合對於新人表現出的積極行為要及時給與肯定及鼓勵,要就他所做的事情,對比之前有什麽創新、對比其他人是不是更用心、更堅持等等,表揚要具體,讓其他人知道哪些行為是值得鼓勵的。

對於資曆老的員工,要多顧及他的麵子,放大他的正能量行為,哪怕是僅僅給新員工解釋一個小問題,也可以拿到會上進行鼓勵。同時要注意一個原則,當麵鼓勵,背後批評,在細節上給予更多的尊重。

6. 員工培訓流於形式,專業技能提升緩慢

大部分的企業對於銷售團隊的培訓較為正式的就是入職的培訓,後期基本依賴於主管的日常輔導,或者團隊內部的相互學習提升。

對於市場競爭愈發激烈的當下,這樣的學習速度是不夠的,傳統的方式業務人員都是被動學習,也沒有針對每個業務人員不同的能力進行差異化、針對性的培訓,效果是不理想的。

如何激發團隊主動的學習態度,並對培訓學習效果進行有效評估,這應該是主管思考的方向。這一過程的實現就需要借助數字化工具,製定相匹配的管理製度及激勵機製,來引導強化員工對於培訓的關注度及自身業務能力的提升。

7. 團隊發展缺乏依據,梯隊建設沒有章法

“鐵打的營盤,流水的兵”,每個員工都不願意在一個沒有發展的位置幹太久,尤其是銷售,每天在市場上跑,別的廠家給到什麽樣的待遇,每天幹什麽樣的活,心裏一清二楚,對比之後,發現團隊沒有發展,還幹的累,他肯定會心生退念。

所以,銷售團隊必須要有公平、可量化的梯隊管理機製,讓每個人隨時能看到自己的位置,做得好的同事是什麽水平,拿到了什麽待遇及發展。

不斷的對比刺激,讓每個人都能行動起來,向先進靠攏,在出現提職加薪機會的時候,能夠公平的按照日常工作表現進行選擇,讓團隊真正感受到公司給與公正平台及發展機會。

8. 團隊活力激活困難,溝通交流節拍不合

銷售是壓力較大的一項工作,工作中除了每天要應對各類客戶的橫眉冷對,還要有日複一日的銷售指標,這月好不容易完了,下個月又開始了。

所以抱怨、煩躁、無奈的情緒在所難免,但是作為團隊第一負責人,這個時候是需要你來改變大家的這個狀態的,需要你充分調動起團隊的活力,讓大家能在輕鬆、充滿激情的氛圍中找到工作的樂趣及方向。

這也是需要主管們潛心去學習提升的,要學會借力,結合每個人的性格愛好,找到能夠引起大家共鳴的興趣及愛好。

-02-

如何借助數字化工具進行團隊管理

針對銷售主管在日常工作中出現的八類問題,可以借助數字化工具進行針對性的解決,幫助剛上任的小張梳理問題,在快速提升團隊執行表現及內在活力的過程中,讓自己的管理能力也得到迅速提升。

1. 利用數字化工具實現報表的快速提報查詢及分析

銷售主管手機上的SFA小程序,最基本的功能是業務員各類銷售數據的查詢分析,但這個前提是一線業務人員也通過數字化工具對各類終端執行銷售數據完成了精準的采集(此部分內容可閱讀筆者之前文章《實戰|拜訪八步驟+數字化工具,一線業務員完整拜訪清單解析!》)。

業務代表實時拜訪數據上傳完成後,係統就會在後台按照預先設定的各類報表快速進行匯總運算,在銷售主管的銷售報表查詢模塊下,看到各類報表,且是實時的數據,方便主管能夠快速直觀的了解到各成員各項指標達成情況。

如果上級需要看報表,銷售主管也可以增加上自己對數據的理解分析,然後點擊發送,係統會將數據表及主管的分析評估意見進行合並,一起發送到業務經理的微信上。

對於臨時出現的報表,銷售主管可以在新增任務的模塊下,瞬間把報表需求發送到業務人員SFA係統內,同時微信通知大家填寫目的及要求。

通過這樣的方式可以快速將任務分派,在路線拜訪中完成數據填寫上傳,後台會實時把數據匯總反饋給主管,主管就省去了整理填寫的繁瑣。

2. 利用數字化工具提升市場費用檢核審批效率

費用檢核是一個單獨模塊,有兩個功能:一是主管實地走訪市場時對費用網點的檢核打分;另一個是對業務人員核銷資料提報的審批。

係統會在業務員與終端簽訂費用協議後,實時在後台把該店明細及位置信息發送,當主管帶著手機到達這些門店位置後,點擊這家店的信息便會彈出。

包含費用協議內容,主管可以對照費用協議內容對門店實際執行情況進行拍照,上傳後,係統通過AI識別排麵數量等信息,並與協議比對,即時得出分數,並記錄在係統中。

業務員會在每月第一周完成費用網點核銷資料的係統提報,包含每次拜訪的照片及得分、終端店主在係統中的電子簽字確認。

對主管沒有走訪到的門店,係統會根據業務員每周拜訪上傳的照片得分進行平均,打出相對合理的分數,主管這時隻要點擊通過,費用就直接流轉到公司的財務係統了。

通過數字化工具的使用,把費用檢核審批放到日常工作中,既提升了日常工作的目標性,又提升了這項工作的嚴謹性,大大提升主管費用管理效率。

3. 利用數字化工具優化路線輔導管理效果

銷售主管對於業務員在路線拜訪上的輔導也可以借助數字化工具。銷售主管在陪同業務代表拜訪時,進入到執行分析菜單,然後拍攝店內各個陳列位置的照片,點擊上傳。

係統會自動與業代前三次拜訪該店拍攝的照片對比,利用AI進行排麵數量的識別,然後係統會畫出一條曲線圖,反映這家店業務人員相應位置幾次拜訪動手執行的效果。此時,主管便可以有針對性的對店內陳列進行指導。

當然店內的輔導遠不止陳列,還有銷售技巧、溝通話術、競品排擠等內容,銷售主管可以拿起手機,點擊協訪拜訪輔導,指出業代存在的問題。

業代每次拜訪這家店,係統會彈出主管強調的問題,隻有當主管下次協訪時,對業代之前的問題確認改善後,點擊問題消除,這個提示才會在業代下次的拜訪中消失。

消失的時候,業代還會受到一個改善績效提示,告訴業務員行動改善的時間段內,終端業績提升的數量比例是多少,再次強化主管對業務代表輔導效果的作用。

4. 利用數字化工具提升會議管理效率

會議管理是數字化工具應用的重要範疇。銷售主管及銷售代表的手機SFA係統中均有會議管理模塊,主管召開小組會議,可以點擊發起會議。

提前設定會議時間、會議內容、參會人員、預計會議時間,同時可以將會議資料提前上傳,便於開會同事提前閱讀會議資料,提升會議效率。

設定完成後,業務代表的手機上就會彈出會議提醒,點擊確認參會後,信息就會迅速反饋給主管。

在銷售旺季,為了業務代表能將更多的時間分配在市場上,可以利用數字化工具靈活的進行會議開展。

業務人員不必每天到辦公室報到,早晨可以從家直接到售點,晚上也可以直接回家,給到團隊一定的空間及信任度,隻要每天該溝通的內容溝通到,團隊的士氣是會更高漲的。

5. 利用數字化工具搭建員工梯隊發展架構

通過工具,量化員工的日常表現,為銷售主管搭建合理的員工晉升發展梯隊建立依據,真正建立起公平、公正、公開的團隊發展氛圍。

每個員工從入職開始會被定義一種類似遊戲的角色,比如青銅戰士,隨著入職時間、銷售業績、自我學習積分等的不同,係統後台會自己換算累計分數。

在規定的考核時間內達到相應分數後,就會升級為下一級的角色:白銀戰士,升級後的白銀戰士在相關指標的考核中,加分比青銅戰士更多一點,比如連續三個月完成業績,青銅戰士會加10分,白銀戰士會加15分。

這樣的機製下,每個員工都在努力往更高的階層發展,盡可能做好所有的基礎動作來獲得加分。

當然,對於隻在乎每個月獎金的員工,也可以不關注其他項目,他們每個月的錢也按照績效能夠拿到,但是在遇到升職加薪的時候,他們就沒有了優勢。

機製裏,主管是有一個特殊加分權限的,對在階段性工作中做出較大貢獻的員工,主管可以進行打賞。

比如,在銷售旺季,有一家重要客戶,公認的很難搞定,但是這個員工不放棄,最終拿下了這個客戶,那麽主管就可以獎勵他一個魔法石道具,這個道具可以放在任何一個指標考核上,讓得分立刻翻倍。

每個月還會將所有員工進行一次排名榜單的公布,對於排在第一的員工還會得到一枚戰績勳章,可以兌換成現金。

用年輕人喜歡的方式,把繁瑣變成有趣,把壓力變成動力,主管一路帶領著大家打怪升級,充分建立起正能量的工作氛圍。

6. 利用數字化工具激發團隊工作活力

在激發團隊活力上,數字化工具也有著非常強大的應用場景。

比如針對每個階段的核心工作,主管可以使用數字化工具中的“激活模塊”,點開後,會看到裏麵還有很多的功能菜單。

第一個是答題PK,主管可以把這個階段需要注意的問題、銷售人員經常犯錯的點設置成一道道題目。

然後係統會在每個業務人員係統中發起答題PK賽,讓所有人以輕鬆的方式把常見問題及解決辦法記到心裏,通過得分主管也能了解到團隊每個人的理解程度。

“激活模塊”下還有直播的選項,主管可以邀請某一位做的好的業務人員給大家進行一次直播分享,其他同事可以在線打賞,這些打賞的禮品都會轉換成這個業務員的個人積分,推動他更快的發展。

其他人也能在直播中充分學習到經驗,感受到領導給與的這種榮耀,主管也可以邀請到更高層的領導進入直播室,提升分享的儀式感,感受高層的鼓勵。

此外,還有一個挑戰賽的選項,每個業代都可以發起,可以針對團隊中的任何人,可以自己選擇挑戰的內容。

比如挑戰一個星期內堆箱陳列的數量及質量,設置好具體的挑戰項目後,對方點擊“應戰”,這時候擂台就搭了起來。

所有人都可以每天看到戰況,進行鼓氣加油。如果挑戰成功,發起人可以獲得3倍的打擂積分,被挑戰人扣減2倍打擂積分;如果挑戰失敗,被挑戰人可以獲得3倍的打擂積分,發起人扣減2倍打擂積分。

主管層級是銷售戰術落地的關鍵,能不能靠著有限的彈藥帶領一線業務人員在競爭白熱化的當下建立起自己的優勢地位,能不能讓每個團隊成員在戰鬥中各顯其能,實現優勢互補的同時,培養出能力出眾的後備力量,是每一個銷售主管的終極目標及使命。

工欲善其事,必先利其器。每一個銷售主管快速學習積累管理經驗是必不可少的,但如果能借力數字化信息時代的一些管理工具,將如虎添翼,快人一步搶占市場製高點也將更加容易。



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本文信息參考自:中國人事考試網

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